職場での非効率にイライラしたり、こうすればもっと効率的なのに、なぜ改善しないんだろう…
と思ったりしたことはありませんか？
そう思ったことがある！という方は、もしかすると複数の職場を経験したことがある方かも知れないですね。
この記事では、職場での効率化が進まない３つの要因と、その対処法をご紹介します。
効率化が進まない３つの要因
そもそも非効率だと思っていない
実は「非効率」を感じる瞬間って、多くは新しい業務を覚えるときです。
考えてみれば当たり前なんですが、ずっとやっている慣れた業務に対して、ある日突然「非効率だなぁ」と感じることってあまりないですよね。
なので、業務の非効率さが気になったりイライラしたりする人というのは、職場のベテランさんではなく主に新人さんだったりします。
そして、どんな業務も一定期間続けていると、慣れます。
たとえどんなに非効率だったり、面倒だったりしても、そのうち慣れます。
「こういう手順でやってください」と言われて、その通り素直にやり続けていると、そのうち慣れて、最初に感じた「非効率」とか「面倒だなぁ」という感覚は麻痺してしまいます。
そして、そもそも「非効率」だと思わなくなってしまうという現象が発生します。
効率化する方法が分からない
２つ目の効率化が進まない原因は、もっと良いやり方があるのではないか？と思ってはいても、その方法が分からないというものです。
転職をしたり、支店や部署が変わって働く環境が変わったりすると、似たような業務や処理でも、全く違う方法やツールを使っていたりすることがあります。
そうすると効率化の方法も思いついたりするかもしれませんが、そういう経験がない場合、効率化したくても方法が分からない…ということは、あるあるかも知れません。
慣れ親しんだやり方を変えたくない
効率化が進まない原因の中で一番の闇は、これかもしれません。
そもそも効率化する必要性を感じていない・・・(´・ω・)
効率化というのは、企業が生産性を上げてより少ない人員でより大きな利益をあげるために必要な手段です。でも、働く側としては、言葉は悪いですが「そんなこと知ったこっちゃない」なんですよね。
それより、慣れ親しんだやり方を続けている方が楽だし、失敗するリスクもありません。
↑ こう考える人が多い職場だと、どうしても効率化は進みません。
また、非効率なやり方で１時間かけてやっている作業を、効率化して30分でできるようにするとします。
そうすると、あまった30分で余分な仕事を割り振られるかもしれません。
または、30分さぼっているという評価をされたり、時給で働いている人なら30分の時給しかもらえなくなるかもしれません。
ということで、現場レベルでなかなか効率化が進まない、ということになります。
対処法
では、どうしたら良いか？何か対策はないのか？について考えてみました。
原因の追究
まず、効率化が進まない原因を追究することが大切です。原因によって対処法が変わってくるからです。
効率化なんて興味がない人や、やり方を変えることに対して拒否反応を示す人がいる、ということも理解しましょう。
「効率化＝正しいこと」という正論で話をしても、このような人はなかなか動いてくれません。
原因別対処法
上で書いた３つの原因に沿って、対処法をご紹介します。
非効率に気付いていない場合
伝える
こういう方法がありますよーとか、こうしたら便利だと思いませんか？とか、こうしたら１回で済みますよとか、伝えて反応を見てみましょう。
楽をしようとするんじゃない！系の人には、これ、同じ入力を３回しないといけないことになっていますが、１回で済むようにしたら問題ありますか？というような言い方をすると良いかもしれませんね。
注意点
ただし、こういう業務改善に関わることは、複数の人や部署全体に影響を及ぼすことも多いので注意しましょう。
短期間その業務を経験しただけでは分からない、そのやり方でなければいけない理由や、こっちでは効率化されてもあっちでは逆に業務が増えるだけということや、全体で考えたら余計非効率になるということもあります。
最低でも２～３ヶ月、業務によっては半年ぐらいは、まずは従来のやり方を踏襲してやってみることをおススメします。
効率化の方法が思いつかない場合
一緒に考える
周りの人が効率化したいけどその方法が分からない、という空気の場合は、一緒に方法を考えるのが良いですね。
チャンス
特に人手が足りなくて、残業が常態化していたり、皆が常にイライラしたり疲れたりしているような職場だったら、効率化提案のチャンスです。
自分だけではなく周りの人の仕事も楽にするような提案ができれば、協力も得やすいです。
慣れ親しんだやり方を変えたくない場合
一番やっかいなパターンと言えます。少し時間と根気が要りますが、対処法はありますので安心してください。
不安を払拭する
こういう人は、とにかく変化を恐れる人です。やり方を変えることで、
- 自分の仕事やポジションが無くなるんではないか？
- 効率化で時間ができたら、サボっていると思われるのではないか？
- 効率化で時間が空いたら、別の仕事が増えるのではないか？
こういうことを不安に思っています。
ですので、こういう状況にならないことを担保してあげることが必要です。
効率化後のメリットを伝える
非効率な業務を減らすことで、もっとやりたい仕事ができる可能性や、時間に余裕ができるなどの、その人にとってメリットとなるようなことを伝えると、納得してもらいやすいでしょう。
自分だけで実践する
最終的には、自分で実践できる範囲で実践する、という方法があります。
周りの協力や許可を得ないとできないような業務ではなく、自分だけでできる業務の中で効率化を実践していきます。
まずはそれで自分が楽になれば良いですし、周りにそれを真似したいと思う人が現れれば、教えてあげれば喜ばれます。
あいつはなんか、いつも便利な方法を実践してる！というポジションが取れれば、何か不便なことや困ったことがあった時には頼られる存在にもなれます。
そうやって、徐々に効率化の波が広がっていくと良いですね。
それでもダメならあきらめる？！
どうしても、周りの理解が得られないし、自分だけで実践できる範囲もないし・・・
という場合は、あきらめるという選択肢もありますよ！ということを最後にお伝えしておきます。
効率化をあきらめて、従来の非効率なやり方をし続ければ、いつかは慣れます（！）
または、思い切って職場を変えることを検討した方が良いかもしれません。
まとめ
効率化が進まない原因はおもに３つあると考えます。
ひとつ目は、非効率だと気付いていない。
ふたつ目は、効率化の方法が分からない。
そしてみっつ目が、もともとのやり方を変えたくない。
です。
原因ごとに対処法も異なるので、まずは原因を考えてみることをおススメします。
原因が分かったら、さっそく自分でできる行動を起こしてみましょう。
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