周りの仕事ができる人を観察していると、共通しているポイントがいくつか見つかります。
そのうちのひとつをご紹介します。
これを実践するだけで、誰でも簡単に、仕事ができる人に一歩近づけます。
即レス
即レスは、ビジネスの基本中の基本と言われます。
なぜそう言われるのでしょう？
レスポンスが早ければ、それだけで仕事ができる人に見えます。
仕事ができる人に見えるだけでなく、間違いなく信頼できる人に見られます。
人から見られる印象が良くなるだけではありません。
自分が仕事を抱え込まなくて済むという、自分を楽にする効果も大きいです。
受け取ったボールをすぐに投げ返す、または別の人に投げることをイメージしてみてください。
受け取ったボールをいつまでも自分が持ったままでいると、ボールがどんどんたまっていって、そのうちいっぱいいっぱいになってしまいます。
このボールがひとつひとつの仕事です。
仕事をひとりで抱え込んでしまうと、自分が大変なだけでなく、周りにも迷惑がかかります。
だから、基本中の基本なんですね。
しかも、知っていれば誰でも簡単に実践できることなのに、その効果は絶大です。
と言うのも、実際はなかなかできている人が少ないので、これができるだけで、そこそこレア人材になれるというおススメの方法です。
即レスの３大効果
- 仕事ができる人に見える
- 信頼できる人に見える
- 自分が楽になる
即レスのコツ
レスポンスの仕方をパターン化しておくと楽です。
こういう内容のメールにはこう返す、とかこういう行動を取る、とかそういうことです。
仕事で受け取るメールやチャットの内容って、だいたい下の３つに分類できます。
- 報告、連絡
- 相談、意見伺い
- 指示、依頼、お願い
まずは、受け取ったメールやチャットが、このどれに当たるか？を判別することが大切です。
報告・連絡
報告も連絡も、情報を伝達することが目的です。
ですので、報告や連絡を受けたときは、内容を理解して了承したのであれば「承知しました」という返信を返すだけです。
そのとき、不特定多数の人に送信されている通知や連絡の場合は、特に返信の必要はないでしょう。
内容に対して不明点や聞きたいことがあったら、すぐ質問の返信をしましょう。
「承知」の返信でも「質問」の返信でも、何か返すことでボールが自分の手から離れます。
手は、できるだけ空にしておくよう心がけると仕事が楽になります。
このとき、報告や連絡の内容で、覚えておかなくてはいけないスケジュールややるべきことが含まれているときは、その部分だけをメモやスケジュール帳に残しておくことを忘れずに。
また「質問」のボールを投げたときは、もう１回ボールがこちらに戻ってくることを覚悟します。
相談、意見伺い
後輩や部下がいると、業務について相談を受けることが多くなります。
また立場に関わらず、意見を求められるという機会もありますね。
これに対しては、考える時間が必要な内容も多いですよね。
指導する立場だったり教える立場だったり、立場が上になるとこういう類のメールやチャットが増えるので、ゆっくり考える時間もなくその場でサクサク返信していかなければ追いつかなくなってきます。
まだそういうメールやチャットが少ない場合は、一旦保留にして後でまとめて考える、とするのが良いでしょう。
ただその場合でも、半日以上待たせるなら「○○までに返信します」とか「少し時間ください」とか「○○を終わらせてから考えてみます」とか何らかの返信は必要です。
朝一に受けたメールならお昼前とか午後一とか、午後に受けたメールなら夕方に一度とか、ですね。
指示、依頼、お願い
上司からの指示、お客様からの依頼、取引先からのお願いなど、これらは何らかのアクションを求められています。
まずは何をすれば良いのかを見極めることが大切です。
ちょっと確認すれば良いようなことから、調べたり、人と調整したりしなければいけないことまでいろいろな内容が想定されます。
すぐにできるようなことならその場ですぐに行動して、結果を報告します。
その時点で自分の手からボールが離れて、解放されます。
何段階かのステップを踏まなければいけないことなら、まず最初のステップを踏みましょう。
そして、適当なタイミングで途中経過を報告します。
この、適当なタイミングというのが難しいのですが、相手が「どうなってるんだ？進んでるのか？進んでないのか？迷ってるのか？」と不安に思わないていどのタイミングです。
いちばん良くないのは、明らかにすぐできるような簡単なことを面倒がって後回しにすることです。
相手からしてみたら、すぐ行動すればすぐできることをなぜやらないんだ！となるからです。
自分をないがしろにされている気になります。
あとは、最初から時間がかかると分かっていることは、必ず途中経過を報告することです。
途中の報告があるかないかで、印象は全然違います。
まとめ
誰でも簡単に実践できる！しかも効果が絶大！という「即レス」のコツについてご紹介しました。
プライベートのメールやチャットでは、のんびりしたペースや自分のペースでやり取りしたい…ということもあると思いますが、ビジネスの場面では、よっぽど特別な人でない限り、それは許されないということを覚えておきましょう。
即レスを習慣化してしまえば何より自分が楽ですので、参考にしてみてください。
